住民票が日本にある場合は普通の廃車手続きと同様ですが、長期滞在や移住などで国外転出届を出している場合は日本に住民票や印鑑証明などがありません。

本来、廃車手続きには実印やその印鑑証明書が必要ですが、その代わりになるのがサインとそのサイン証明書となります。サイン証明書は各国の日本大使館や領事館で作成できます。

また日本に住んでいた最後の住所の、住民票の除票が必要となります。もし引っ越しを繰り返していて、車検証に記されている住所と住民票の除票とが異なる場合、車検証の住所につながるよう、住民票の除票を揃える必要があります。

これをもし、本人ではなく日本にいる知人や家族（代理人）が行うとすれば、申請書類などに所有者のサインをもらって、サイン証明書とともに送ってもらう必要があります。また住民票の除票を取得するにも本人の委任状と、窓口に行く代理人の本人確認ができるものが必要となります。